租客參與小業主大會的正當性及相關注意事項 - 蘇兆基

租客參與小業主大會的正當性及相關注意事項

蘇兆基律師(二零零五年十二月三日) 發言稿

 

首先， 本人今天很榮幸可與大家就租務法有關問題分享和交流意見。

 

由於本講座的對象主要為普羅大眾，所以本人將以實務之方式講述有關課題。

 

最近本人曾出席多個分層建築物之所有人大會（以下簡稱“小業主大會”）的舉行，意識到有需要向居民大眾加強對有關方面的認識，故此，本人往下將扼要就承租人（以下簡稱“租客”）出席、參與小業主大會的正當性，以及其權利行使的方式與範圍之問題作一簡介。

 

眾所周知，在召開分層建築物（以下簡稱“大廈”）小業主大會中，若出席的小業主不足某法定多數（以占所屬大廈的總值計算）^（1），則依法不得繼續舉行或作出任何決議，因此，倘若有關大廈單位的出租率相對較高的情況下，租客有否正當性出席小業主大會，對該大會能否成功舉行起決定性作用。

 

關於租客是否有權參與小業主大會的問題上，答案是肯定的，只要符合以下所指的情況及條件。

 

倘若按有關租賃合同之規定，就支付與大廈之平常管理有關之開支，租客須對業主負責（譬方載有條款指有關大廈的管理費、清潔費、電梯保養維修等費用由租客支付，那麼，就應由租客支付，但該支付不等於業主沒有責任或已置身事外，即不是由租客負責支付小業主就無須負責，這只是他們兩者間透過合同使租客對業主負責之內部關係；如有爭議的情況下，在對外的關係上他兩的責任均不能排除），則業主就大廈之平常管理所擁有之權力，在法律上視為轉移予有關單位之租客；在被移轉權力之範圍內，獲移轉之受益人（在此指租客）代替大廈之有關小業主行使因分層所有權

 

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^（1）參見《民法典》第1347條之規定。

 

制度而產生之權利，特別是指在小業主大會中行使投票權^（2）。

 

也就是說，在無須授權或設定代理人之情況下，有關租客具有代表出租人或單位業主之權利以出席小業主大會，並有權在該大會上行使投票權，與其他小業主共同就有關議程作出決議。

 

但這情況，租客可以行使投票權的範圍僅限於有關大廈的“平常管理”事宜，換言之，其權利跟業主是有區別的。

 

一般來說，“平常管理”事宜是指：

一、              有關因大廈共同部份之清潔及建築物之看守服務、因公共當局批給土地而引致之負擔或其他類似性質之負擔、因管理機關（以下稱“大廈小業主管理委員會”）之服務而產生之開支，對共同儲備基金之供款，就共同部分投保火險而支付之保險費，以及因集體設施，例如升降機、電力、可燃氣、泵水等設施之保養及管理而作出之固定及定額之開支；及

二、              就共同部分所耗用電力及水而支付之固定而金額不定之開支及其他類似開支^（3）。

 

原則上，該等開支原應由業主負擔的，但基於屬平常管理之範圍，故只要有關租賃合同有所規定，則租客獲轉移對該等開支作出決策的權利^（4）。

 

惟須注意，如大廈小業主管理委員會已成立，必須以書面之方式將上指移轉通知該委員會，否則，就該移轉，業主或租客均不可對抗有關大廈之組織^（5）。

 

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^（2）參見《民法典》第1343條第1款b)項及第2款之規定。

^（3）參見同一法典第1343條第5款及第1332條第3款a)及b)項之規定。

^（4）參見同一法典第984條之規定。

^（5）參見同一法典第1343條第6款之規定。

 

此外，為議決屬於被移轉權力範圍內之事宜而發出小業主大會之召集書，應發送至有關單位或獲移轉之受益人（在此尤指租客）以明示方式所指出之其他地址^（6）。

 

但是，倘若涉及小業主大會議決平常管理以外的其他事宜，租客則不得如上述般行使其投票權，尤其不得就以下所列不屬平常管理範疇之事宜作出決議：

1.          大廈管理規章之通過及更改；

2.          進行特別保存工作及作出涉及共同儲備基金之行為；

3.          更新工程；

4.          分層所有權之設定憑證之更改；及

5.          建築物的損毀的處理方案及強制性為建築物投保火險所屬的事宜^（7）。

 

若不屬上述之情況或有需要全面在小業主大會上行使投票權，租客必須獲得有關單位的業主為相關目的設定其為代理人，以代表該業主行使權利^（8）。

 

然而，應以何方式設定租客為代理人？雖然有關法律並沒有明確載明，但本人認為最少應由業主簽署一封致予小業主大會會議主席之函件以及出示被代理業主的身份證明文件副本，或由業主簽署同一函件但被代理業主的簽名需經公證認定^（9）。

 

倘若租賃合同中已規定租客具有此代理權，則只須出示有關合同條款，租客即可代理業主出席、參與小業主大會，並行使投票權^（10）。

 

至於代理權所涵蓋範圍方面，則須視乎上述代理函件之具體內容或租賃合同有關

 

 

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^（6）參見《民法典》第1345條第2款最後部份之規定。

^（7）參見同一法典第1343條第3款之規定。

^（8）參見同一法典第1346條第2款之規定。

^（9）同上。

^（10）同上。

條款之具體規定而定；無論如何，即使該兩份文件均沒有載明，此代理之範圍必然包括對分層建築物之“平常管理”之權利，但有相反載明者除外^（11）。

 

為此，為著租客能穏妥地代表小業主出席、參與有關小業主大會，繼而使該大會得以順利進行，本人認為應在上述委託代理之文件內清楚載明代理權之範圍是否包括“平常管理”或 / 及“平常管理以外”之事宜。

 

實務上，本人建議在上述委託代理之文件內寫上：“本人為某大廈某單位之業主（姓名）設定租客（姓名）為代理人以代表本人出席小業主大會，並就會上的所有議程（或列明大會召集書所載的各項議程）作出議決和行使投票權。”，這樣，也許可省郤界定“平常管理”或“平常管理以外”事宜之麻煩，從而避免出現倘有某項議程所涉及的事宜是租客不能行使投票權之尷尬情況。

 

另一常見的問題 — 管理費拖欠之追討及其責任。

 

法律上，應以甚麼程序、手段去追討管理費？立法者在這方面早已有所規範：只要有關大廈的小業主大會已通過就由大廈各小業主按份額分擔之建築物負擔而應繳數額的決議，而有關的決議亦轉錄在會議錄中，且載明追討哪一單位所拖欠某期間管理費總數的情況下，該會議錄得作為提起執行之訴的執行名義^（12）。

 

換句話說，在這個情況下就毋須提起宣告之訴去追討。我們所知，直接透過執行之訴追討管理費所花的時間、程序遠較提起宣告之訴方便和快捷！

 

由於按照法律規定，只要有關的會議錄有所記載，亦對有關單位擁有權利的第三人有法律約束力。換言之，如果租客拖欠管理費，亦可透過上述法律程序以相關會議

 

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^（11）參見《民法典》第1346條第2款最後部份之規定。

^（12）參見同一法典第1339條之規定。

 

錄作為執行名義針對該租客進行追討，而不是單由業主負責^（13）。

 

時至今日，儘管不屬上述情況而不具備相關會議錄，仍可透過更為便捷的輕微民事案件訴訟程序予以追討。

 

多謝各位！

 

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^（13）參見《民法典》第1349條第5款之規定。